Defter-i Kebir

Muhasebe ve finans birimi işletmelerin kalbidir. Bu nedenle, işletme hayatında büyük bir öneme sahiptir. Bu önemli birimlerde ihtiyaçlara göre inovasyon çalışması yapılması gerekir. Muhasebe de inovasyon bazen bir muhasebe programı değişikliği, bazen eleman değişikliği ve bazen de yönetime verilen rapor,tablo ve bilgi değişikliği olabilir. Bu yazımızda muhasebe alanında yapılabilecek yenilikler ile yanlış uygulamalar ve inovasyona konu olabilecek durumları açıklayacağız.

Teknolojinin gelişmesi ile bilgisayarların muhasebe kullanılması başlı başına bir yeniliktir. 1994 yılı başından itibaren yaygın bir şekilde tüm işletmelerin muhasebesi bilgisayarla tutulmaya başladı.

Ancak, uygulamada; tutulan muhasebelerin tam anlamıyla detaylı tutulmadığını,hesapların ayrıntılı işlenmediğini, muhasebe programlarının tam olarak kullanılmadığını, programların bazı modüllerinin ( üretim vb.) çalıştırılmadığını, entegre bir muhasebenin tutulmadığını, hatta bir çok orta işletmenin muhasebesinin muhasebe bürolarında tutulduğunu ve her türlü detaydan yoksun tutulduğunu görmekteyiz. Bir çok işletmede muhasebe güncellikten yoksun olup, kayıtlar bir iki ay geriden gelmektedir.

Muhasebenin, detaylı olmadığı, güncel olmadığı ve yöneticinin elinin altında tutulmadığı durumlarda; bilgi akışının olmaması ve doğru bilginin alınamaması veya zamanında alınamaması nedeniyle karar alma noktasında, muhasebeden doğru ve verimli bir şekilde faydalanmaktan söz edilemez. İşletme vergiden alacağa, maliyetten satışa bir çok konuda risk almaktadır.

Bazen de gelişmiş bir bilgisayar, profesyonel muhasebe programı var.Bunlar çok güzel ama kullanan kişinin bilgisayar,program kullanma ve muhasebe bilgisi yetersiz olduğundan verimli bir muhasebeden bahsedilemez. Muhasebe programı tam bilinmediğinden ne tür rapor alınır, nasıl alınır ve parametreler hangi amaca göre değiştirilir, bunlar da bilinmez. Örneğin, muhasebe programının üretim modülünü kullanan işletme yok denecek kadar azdır. İmalat ve üretim hesapları maalesef halen muhasebe programı dışında EXCEL programında haricen tutulmaktadır. Muhasebe programındaki üretim reçeteleri kullanılmamaktadır. Bu tür muhasebe tutulması oto kontrolü de ortadan kaldırmakta ve bir çok hatalı işleme de sebep olmaktadır. Hatta kayıt dışılığı da teşvik etmektedir. Öte yandan entegre muhasebe tutulmaması, zaman kaybına, yanlış ve hatalı mali raporların çıkmasına, personel fazlalığına da sebep olmaktadır.
Bir çok işletme yöneticisi de muhasebeye ve muhasebe programına önem vermediklerinden bu durumun farkında bile değiller.

İşte tüm bunların ortadan kaldırılması ancak muhasebe biriminde ve kayıt işlemlerinde aksaklıklar tespit edilerek işletmenin amacına uygun, maliyetleri düşürücü,güncel, doğru ve detaylı bir muhasebe tutulmasına karar verilmesi gerekir. İşte en büyük yenilik ve inovasyon bu olur. Bu sayede işletme yönetimi güncel durumlarını görür. Kararlarını ona göre alır. İşletmeye gerek olan tüm raporlar alınır ve gerekli yerlerde kullanılır.

Bunun için öncelikle işletme yapısına en uygun profesyonel bir muhasebe programı tespit edilmeli. Bu programın tüm modülleri alınmalı ve kullanılmalıdır.Tüm modüller entegre bir şekilde çalıştırılmalıdır. Her türlü kayıt; fatura ve benzeri belgeye dayanarak teker teker girilmek suretiyle yapılmalıdır. Günlük kayıt yapılmalıdır. Muhasebe programı diğer birimlerle entegre çalışmalıdır. Üretim, satış,depo vb. birimlerdeki güncel olaylar anında muhasebeye intikal etmelidir.
Güncel,doğru ve entegre kayıtlar tutularak; muhasebe personeli maliyeti azaltılmalı, hata ve yanlışlıklar ortadan kaldırılmalı, işletme risk almaktan kurtarılmalı, yöneticiler de muhasebeden daha çok faydalanmalı ve işletmeyi daha iyi yönetmeliler. En bariz örnek muhasebede sağlıklı ve güncel cari hesap tutulması ve her ay mutabakat mektubu alınması işletmeleri bir çok finansal riskten korur. Uygulamada bir çok örneğini görmek mümkün.

Öte yandan diğer bir yenilenme de; mali tabloları okuma alanında yapılmalıdır. İşletme yöneticileri ve muhasebe müdürleri bilanço ve gelir tablosu gibi sonuç içeren tabloları analiz edebilmeleri, belli aralıklarla rasyoları çıkarabilmeleri, bu rasyoların sonucuna göre durum analizleri yapılmalı ve gerekli önlemler ve kararlar alınmalıdır. Bu analizler bazen maliyet analizi, bazen kârlılık analizi,bazen borç yükü analizi, bazen risk analizi ve bazen de kredibilite analizi olabilir. Bilanço ve gelir tablosu işletmenin aynasıdır. İşletmenin durumunu bu tablolar dışarıya yansıtır. Bu nedenle önemlidir.

Gerek muhasebe programları, gerek muhasebe çalışanlarının yenilenmesi yada eğitilmesi, bu konuda mali danışmanlık alınması ve bunun sonucunda güncel,entegre,sağlıklı,detaylı ve açık bir muhasebe tutulması iyi bir muhasebe inovasyonu sayılır. Öte yandan, işletme yöneticilerinin,muhasebe müdürlerinin bu konuda mali danışmanlık alarak iyi birer mali tablo (bilanço ve diğerleri) okuyucusu olmaları,okumaları ve bunu kararlarına yansıtmaları ve gerekli önlemleri zamanında almaları da muhasebe açısından iyi bir inovasyondur.

Hüseyin Bozkurt

Yeminli Mali Müşavir