Firmaların gelecekteki faaliyetlerini planlaması ve şu anki durumlarının tespitinin yapılabilmesi, muhasebe bölümünden sağlanan bilgilere dayanır. Firmalar bu bilgilerle mevcut durumlarını tespit edebilecekleri gibi, geleceğe dönük yatırımlar da yapabilirler. Muhasebe, yalnızca devlete karşı sorumlulukların yerine getirildiği bir sistem değildir. Şirketler, kuracakları sağlıklı bir muhasebe sistemiyle maliyet, pazarlama, satış ve dağıtımla ilgili birçok karara yön verecek raporlar çıkarabilir.
KOBİ’lerde yönetim tarzı işletme sahiplerinin tutumlarına endekslidir. Burada işletme sahibi ön planda olup, onun kişilik yapısı ve değerleri doğrultusunda işletme yapısı şekillenir. Bütün bu yetki ve sorumlulukların tek kişide toplanmasıyla ise işletme yapısı fonksiyonları karmaşık bir hale gelir. Yöneticinin üstlendiği görevler arttıkça durum daha da karışık bir hal alır. Çünkü artık yönetici, aynı zamanda muhasebeci, satıcı, finans uzmanı ve patrondur. Bu durumda kontrol mekanizması artık kendisidir. Olaylara kendi bakış açısı ile bakmakta ve karar vermektedir. Bu durumda patron artık bazı rolleri devretmek zorundadır. Bunlardan biri de “muhasebe”dir.
Belge Düzeninin Önemi
KOBİ’lerdeki sorunların büyük bölümü belge düzenindeki eksiklik ve hatalardan kaynaklanır. Yöneticiler gelir getirici faaliyetlere odaklandıklarından, ticari işlemin kanıtı olan belge alıp vermeyi genellikle ertelerler. Bunun sonucunda firmaların karşısına hesap mutabakatsızlıkları çıkar. Bu da muhasebe bölümü ve yönetici arasında sorunlara neden olur. Hatta bu sorunlar müşteriye de yansıyabilir.
Patronla muhasebeci arasında oluşabilecek probleme klasik bir örnek vermek gerekirse; muhasebeci patronuna "Efendim, bizim şu şirketten alacağımız görünüyor" der. Tabii işin ucunda alacak olduğundan, patron "Öyle mi? O zaman sen firmayı ara görüş, bir mutabakat yapın" der. Elemanımız hemen karşı firmayı arar; "Biz, size şu fatura ile falan tarihte satış yaptık, ödemesi görünmüyor" der. Karşı firmanın sahibi ise "Olur mu efendim? Ben patronunuza ödeme yaptım, hatta oturduk çay içtik. Bir yanlışlık olmasın" diye konuşma devam eder. Sonunda patronumuz olayı hatırlar ve bakiye kapatılır.
Oysa bu işlem neticesinde, ödemenin alındığına dair bir belge düzenlenseydi bu uzun diyalogların hiçbirine gerek kalmayacaktı. Bu arada işletmenin kasasının tutulmadığı, kasanın patronun cebi olduğu ortaya çıkıyor. Firma muhasebesi, zamanını bu sefer daha farklı işler için harcayacaktı. Bu gibi durumlarda muhasebenin sağlıklı bir rapor hazırlaması mümkün değildir.
Maliyet Muhasebesi
Günümüz şartlarını düşündüğümüzde rekabetçi bir ortamda maliyet muhasebesi sürekli iyileştirilmesi gereken bir yapıya sahiptir. Maliyet, firmanın rekabetçi ortamda mücadele edebilmesi için devamlı üzerinde çalışması gereken bir yöntemdir. Bunu sağlamak için birçok veriye ihtiyaç duyuluyor. Gerek belge düzeni gerekse bu belgelere dayanarak oluşturulan tablolar firmaya minimum maliyet açısından fayda sağlayacaktır.
Yukarıda verdiğimiz örnek genelde KOBİ’lerde sık rastlanan bir olaydır. Tabi ki firma yalnızca muhasebeden oluşmuyor. Burada pazarlama teknikleriniz, piyasadaki güveniniz çok önemli. Sonuçta ticaret yapıyorsunuz ve hedefiniz kar elde etmek. O halde muhasebe de bunun bir parçası. Muhasebe birimine önem verilmesi sizin otokontrolünüzdür, hayallerinizdir, nerede olduğunuzu anlamak ve geleceğe ulaşmak için faydalanacağınız bir birimdir. Muhasebe birimine fırsat verin ve bilgi akışı konusunda muhasebecilerinize yardımcı olun. Gerekirse diğer birimlere de bu konu hakkında yaptırımlar uygulayın.
Firmalar bu amaçlara ulaşmak için bir muhasebe yazılımı kullanmak durumundadırlar. Bu yazılım, firmanızın ihtiyaçlarına cevap vermeli ve güvenli bir rapor almanızı sağlamalıdır. "Doğru yazılım nasıl olmalıdır?", isterseniz bunu da gelecek sayımızda ele alalım.
Düşünsenize, pazarlama firmasında plasiyeriniz satış yaptı ve bunun karşılığında elde ettiği hasılatı size getirdi, hasılat da güzelse sorun yok. Aslında satıcı açısından sorun yok. İyi bir hasılatla gelip görevini yerine getirmiş, siz de burada kar elde etmişsiniz. Olay bu kadarla bitmemeli. Bu satış size ileride ne kadar yol gösterecek, bu önemlidir. Yapılan ticari işlemlerle, firmalar raporlamaya yönelik sistemler geliştirmelidir. Satışların hangi müşteriye hitap ettiği, bu müşterilerden alınan ödeme şekilleri, vadeleri ve ürün çeşitleri önemlidir. Bu raporlar pazarlama birimi tarafından değerlendirilmeli ona göre satış politikaları geliştirilmelidir. Sadece pazarlama değil işletmenin varlığını sürdürebilmesi için alınan ödemelere göre kaynakların etkin kullanımı sağlanmalıdır.
Kaynak: KobiFinans Dergisi 10. Sayı