Defter-i Kebir

Hitap şekillerinden tanışmaya, iş arkadaşlarıyla ilişkilerden gün içinde selamlaşmaya, asansörden toplantılara, yemekler, telefonlaşmalar ve yazışmalara kadar; işyerinde attığımız her adımda aslında bir görgü kuralı var. Döneme göre yeniden şekillenen görgü kurallarına bazen çok rağbet ediliyor, bazen de bu kurallardan uzaklaşılıyor. Gelişen teknoloji ve iş yaşamına adım atan çok sayıda gencin bu sonuçta payı büyük.

Şimdi, şirketlerin görgü kurallarını tekrar hatırlamaya, bu kurallara rağbet etmeye başladıkları devirdeyiz. "Yığınla işi olan iş adamının zamanı pek azdır. Genel kural olarak randevularda zamanında buluşmak gerekli ise de, iş randevularında bu daha önemlidir. Çünkü kaybedilecek birkaç dakikalık bir zaman büyük maddi kayıplara da sebep olabilir. Bu bakımdan iş randevularına önemli bir özrü olmadan geç kalmak ya da gelmemek çok ayıptır. Böyle bir özrü bulunan kimsenin telefon ya da telgrafla durumu karşı tarafa randevu saat ve gününden önce bildirmesi gerekir." Hadi Besleyici’nin 1981 basımlı "Görgü Kuralları" kitabı böyle diyor.

Zamanımıza daha yakın bir kitap olan, Yüksel Söylemez’in 2005 tarihli "Görgüsüzlük Çağı"nda ise aynı konu şöyle anlatılıyor: "Geç kalmak, işyerinin faaliyetlerini aksatır. Geç kalan kişi hakkında anında varılan yargı, ’güvenilir kişi değildir’ olur ve ’yönetici kadrolara yükselmesi beklenemez’ diye düşünülür onun için. Geç kaldığınızda patronunuz ya da amiriniz, kendisine saygısızlık yapıldığı gibi bir sonuç çıkarabilir. Öte yandan, patrondan erken gelmek de kötü bir izlenim verebilir."

Her Adımda Bir Görgü Kuralı
Yukarıdaki alıntılarda görüldüğü üzere, görgü kurallarının bazıları zamanla değişime uğrasa da, bazı kötü davranış örnekleri hala ortak. Hiçbir zaman kabul görmemesine rağmen, eskiden de toplantılara geç kalanlar vardı, bugün de var, gelecekte de olacak. Ancak günümüz koşullarında, "işe patrondan erken gelmek kötü bir izlenim verebilir" gibi, tamamen terk edilmiş eğilimler de var.

Görgü kuralları, iş yaşamının her adımında şart. Hitap şekillerinden tanıştırmaya, iş arkadaşlarıyla ilişkilerden gün içinde selamlaşmaya, asansörden toplantılara, yemekler, telefonlaşmalar ve yazışmalara kadar; işyerinde attığımız her adımda aslında uyulması gereken bir görgü kuralı var. Döneme göre yeniden şekillenen görgü kurallarına bazen çok rağbet ediliyor, zaman zaman da kural tanımaz hale geliniyor. Çok sayıda gencin iş yaşamına adım attığı ve teknolojinin birçok alışkanlığı değiştirdiği günümüzde, şirketler görgü kurallarını tekrar hatırlama eğiliminde. Görgü kuralları neden gerekli? İnsanların bir arada birbirlerini rahatsız etmeden, uyum içinde çalışabilmeleri için. Ayrıca bu kurallar, doğru anlaşılıp uygulandığında, karşınızdakini etkilemenin, onda saygı ve sempati uyandırmanın en etkili yollarından biri.

Nisan 2008’de Fransız gazetesi Le Figaro’da çıkan bir makalede bu konuya değiniliyor: "Medeniyet (en azından dış göstergeleri) çalışma ortamını hızla terk etmeye başlayınca, batılı şirketler demode diye terk edilmiş ’adabı muaşeret’ kurallarını yeniden keşfetmeye başladılar. Gerekçe, şirket içi gerilimleri azaltmak ya da daha açık ifadeyle şirketin imajını düzeltmek." Yazıda, ABD’deki işletme okullarında verilen şirket davranışları (company manners) derslerine benzer uygulamaların, Fransa’daki örnekleri sayılıyor: "Fransa’da Fransız yaşam tarzı dersleri veren La Belle Ecole adlı eğitim kurumunun kurucusu Constance Rietzler, ’Küreselleşen dünyada rekabet gücüne sahip olmak için imaj hayati önem taşıyor’ diyor. Mesela lüks markası, çalışanlarını Fransız etiketine yakışır davranmayı öğrensinler diye Rietzler’in okuluna gönderiyor. Toplantı ve tören ekipmanları kiralayan Options şirketi de pazarlama elemanlarına görgü dersleri aldıranlardan. Stratejik iletişim şirketi Kinstree’de, yöneticiler işe alınmadan önce patronun masasından geçiyor. Aday oturup kalkmayı biliyor mu, olmayacak yerde kahkahayla gülüyor mu?, diyen iletişim uzmanı Anne Constance’a göre, nasıl davranacağını bilmeyen en tepeye çıkamaz."

Türkiye’de de şirketler, çalışanlarına görgü kurallarını içeren eğitimler aldırıyor. İmaj Danışmanı Özlem Çakır, "İş etiketi" başlıklı seminerlerinde çalışanlara işyeri genel kuralları, telefon etiketi, elektronik iletişim etiketi, toplantı, yazışma, hediye ve iş yemekleri kültürünü anlatıyor. Çakır, özellikle üniversiteden yeni mezunların üslup sorunları olduğunu söylüyor: "Özellikle Y kuşağı gençler, çok fazla cep telefonu mesajı ve bilgisayar sohbeti yaptıkları için, elektronik iletişim etiketinde sorunlarla karşılaşıyorlar. Hitap tarzları yanlış, dil bilgisi ve imla hataları yapıyorlar. Çhat yapar gibi yazışmak, üst yönetimin hoşuna gitmeyen bir tarz."

Çakır, verdiği eğitimlere konu olan, kaçınılması gereken bazı davranışları şöyle anlatıyor: "Çalışma saatleri eskiye göre uzadı ancak akşam 19’dan sonra cep telefonundan kişilerin rahatsız edilmemesi, işyerinde birbirine abi-abla şeklinde hitap edilmemesi, açık ofislerde yüksek sesle konuşulmaması gerekir. Ayrıca toplantı öncesinde insanların birbirine mutlaka tanıştırılması, kartvizitlerin toplantı başında verilmesi, iş icabı yapılan davetlere mutlaka LCV yapılması, gelen hediyelere teşekkür telefonu açılması gerekiyor." Çakır’ın üzerinde durduğu konulardan biri de, telefon konuşmaları. "İşyeri telefonunun 3 kezden fazla çaldırılmaması gerekiyor. Telefon açıldıktan sonra arayan kişi mutlaka karşı tarafı selamlamalı, kim olduğunu ve neden aradığını söylemeli" diyor.

Toplantıda E-posta Okumak
Hakkında farklı görüşler bulunan konulardan biri, iş arkadaşlarına karşı sen-siz hitaplarından hangisinin kullanılacağı. Çakır’ın bu konuda alternatif bir önerisi var: "Akranlarınıza, sizden küçük yaştakilere ve samimi olduğunuz kişilere ’siz’ deyip isimleriyle hitap edebilirsiniz. ’Ayşe siz ne alırsınız?’, gibi. Bizden büyüklere tabii ki ’siz’ diye hitap etmeliyiz."

İşyerinde, en fazla dikkat edilen konulardan biri de kılık kıyafet adabı. ABD’de doğup dünyaya yayılan ’Friday wear’ yani haftanın son günü işe ’cool’ gitme’ modası, gittikçe artan bir hızla yerini ’bize her gün cuma’ anlayışına bırakıyor. Bunun en bariz örneği, erkek iş kıyafetinin en önemli simgesi kravatta yaşanıyor. 1990’ların sonunda yeni kurulan şirketlerin sıra dışı ve genç patronlarının, "modası geçmiş yöneticilik anlayışının ve kabız patronların" simgesi kravatı çıkarıp atmaları sonucu, kravatsız açık yaka gömlek "yeni işadamları" ve adaylarının üniforması haline geldi. Üst düzey yöneticiler bile, fırsatını bulurlarsa, en şık takım elbiseler ve gömleklerden taviz vermiyorlar ama, kravattan kaçınıyorlar. Hatta politikacıların, cumhurbaşkanlarının bile (çağa uygun, halka yakın görünmek endişesiyle) zaman zaman kravatı attıklarına şahit oluyoruz. Bir zamanlarda kadınların pantolonla dahi giremedikleri, kravatsız girmenin bugün dahi yasak olduğu Avrupa Konseyi’nde basın ataşesi, basın sözcüsü, protokol müdürü ve Avrupa Konseyi Parlamentosu başkanının özel danışmanı olarak çalışan, şu anda Marmara ve Yeditepe üniversitelerinde protokol dersleri veren eski gazeteci İzzet Sedes de, kravatın egemenliğinin kaybolduğunu doğruluyor. Şimdiki gençlerin işyerlerindeki rahat davranışlarını hayretle izleyen Sedes’e göre mutlaka uyulması gerekenler şunlar: "İşyerinde kıyafetin lüks değil ama düzgün olması lazım. Yanındakilere saygılı olmak lazım. Yanındakileri rahatsız eder miyiz diye düşünmektir bu. Telefonla saatlerce, yüksek sesle konuşmamak lazım. Asansörde yüksek sesle konuşmak, şakalaşmak uygun olmaz. Asansörde, kapı önünde karşılaşıldığında önce hanımlara ve yaşlılara öncelik verilmesi şart. Ancak daha genç olan kadın, kendisinden yaşlı müdürüyle karşılaşırsa önce bir durur. Ardından müdürü ona öncelik verebilir. El sıkışmalarda, yaşlı olan gence el uzatır, genç yaşlıya uzatmaz."

Yeni teknolojiler, özellikle cep telefonları ve cep bilgisayarları, bazı görgü kurallarını zorluyor. Toplantının ortasında farklı müziklerle çalan cep telefonları, bir yandan karşısındakiyle konuşup bir yandan e-postasını kontrol etmeler, SMS yazmaların normal karşılandığı günleri yaşıyoruz. Sedes, "Başkalarının bulunduğu yerlerde, telefonların onları rahatsız edecek şekilde açık tutulmaması lazım. Çok mühim bir telefon bekleyen kişi, özür dileyerek açar, başkalarını rahatsız etmeden dışarıda konuşur" diyor.

MBA Programlarında İşleniyor
Görgünün nezaketin öğrenildiği bir okul yok. Kişi (önce görgüyü evinden getiriyor sonra, iş hayatıyla ilgili) doğru davranışları çalıştığı ortamda, görerek öğreniyor. Ancak bazı MBA okullarındaki seminerlerle öğrencilere bu davranışlar benimsetilmeye çalışılıyor. Koç Üniversitesi İşletme Enstitüsü ve Yönetici Geliştirme Programları Koordinatörü Ülgen Akın, "Bu konu programlarımızda ders olarak işlenmiyor. Ancak müfredat dışı bir program olarak yürütülen ve öğrencilerin liderlik becerilerini geliştirmeyi hedefleyen Liderlik Programımız kapsamında buna benzer konularda zaman zaman bazı çalıştaylar yani workshop’lar yapıyoruz. Örneğin giyim kuşam ile ilgili iş giyimi (business attire) ve iş davranışları (business manners) konusunda. Giyim kuşam konusunda, önde gelen giyim markalarının yöneticilerinden yararlanıyoruz. Örneğin Edward’s veya Beymen’in yöneticileri. Davranış konusuyla ilgili, Cumhurbaşkanlığı Protokol Müdürü’nden yardım aldık geçen senelerde."

Sabancı Üniversitesi Yönetim Bilimleri Fakültesi’nde de, bir ders kapsamında düzenlenen ve her hafta farklı bir konunun işlendiği Yönetim Becerilerini Geliştirme Çalıştayları’nda öğrencilerin kendilerini tanımaları, yetkinliklerini anlamaları ve iş yaşantısında başarılı olmalarını sağlayacak yönetim becerilerinin kazandırılması amacıyla birtakım çalışmalar yürütülüyor. Fakülte’nin Dekanı Nakiye Avdan Boyacıgiller, bu çalıştaylarda profesyonel yaşamda imaj yönetimine yönelik çalışmalar da yapıldığını söylüyor.

Eski Ama Hala Geçerli Kurallar
Hadi Besleyici’nin 1981 basımlı Görgü Kuralları adlı kitabı, tarzı nedeniyle bize biraz modası geçmiş gelse de, hala geçerli bazı kuralları içeriyor:

* Toplantılarda, herkesin bir konuşma hakkı olduğunu gözden uzak tutmamak gerekir. Her konuda öne atılarak konuşmak, başkaları konuşurken sözünü yarıda keserek konuşmayı bölmek doğru bir davranış değildir.

* Karşımızdakine sen diye hitap etmek için mutlaka aramızda çok yakın bir dostluğun, içtenliğin bulunması gereklidir. Kendimizden büyüklerle konuşurken daima onlara siz diye hitap edilir. Yeni tanıştığınız birisine kendi yaşınızda bulunsa bile sen diye hitap etmek doğru değildir. Yaşça ve rütbece büyük olanlara daima siz diye hitap edilir. Büyüklerin küçüklere sen diye hitap etmelerinde bir sakınca yoktur.

* El sıkmak, tanışma ya da selamlaşmadan sonra bir konuşma ve konuşmaya başlama yoludur. Yalnız el sıkmanın da bazı kuralları vardır. Bu kuralların dışına çıkmak görgü kurallarının da dışına çıkmak sayılır. El sıkılırken önce büyüklerin, daha sonra küçüklerin elleri sıkılır. Eli kuvvetlice değil, hafif ve içtenlikle sıkmalıdır.

* Asansöre binip inerken etrafınızdakileri itip, kakmayın. İnmekte ya da binmekte acele etmeyerek önce kadınların, yaşlıların inmelerini bekleyin.

* Çevirdiğiniz numara yanlış düşerse, bunda telefonu açan kişinin suçu olmadığını daima bilmeniz gerekir. Hem özür dileyerek, numaranızı kontrol edip ahizeyi yerine koyunuz. Bazen de sizin telefonunuz çalar. Telefon numarası yanlış düşmüştür. Bunda da telefon kişinin suçu olmadığını unutmamalısınız. Telefonunuzu hemen kapatmayınız. Numarayı söyleyerek karşı tarafa yardım ediniz. Hem böylelikle onun tekrar yanlış numara çevirmesine meydan vermemiş olursunuz.

Teknoloji İş İletişimini Nasıl Değiştiriyor
English Language Consultants (ELC) Eğitim Direktörü ve Profesyonel İngilizce İletişimi Danışmanı Andy Kovacs, profesyonellere yönelik İngilizce seminerleri ve eğitimlerinde, teknolojinin profesyonel iletişim alışkanlıklarını nasıl değiştirdiğine de değiniyor: "12 yıldır yabancılara İngilizce öğretiyorum. Bu süre içinde teknoloji, kültür gibi, iletişim kurma şeklinde de değişiklikler olduğuna şahit oldum. Örneğin, 20’nci yüzyıl ortalarında iş hayatında telefonun nasıl kullanıldığını hatırlayın. Bizi arayan yeni iş kontaklarıyla konuşma şeklimiz tamamen değişti. Standart yüz yüze konuşmadaki, "İyi günler, ben şuyum, Size nasıl yardımcı olabilirim?" yerine, "ELC, ben Andy, nasıl yardım edebilirim?" diyoruz artık. Yüz yüze konuşmada tamamen kaba olarak görülecek bu sözler, telefonda normal görülüyor. Neden? Çünkü arayan dakika başına para ödüyor. Yüksek maliyetli mobil telefonları, cevaplandığında "Merhaba" yerine "Neredesin" denmesini beraberinde getirmişti örneğin."

Kovacs, profesyonel yazışmada da e-postaların neleri değiştirdiğini şöyle anlatıyor: "Eskiden iş yazışmaları mektuplar ve fakslarla yapılırdı. Dolaylı, uzun ve karmaşık cümleler, karmaşık ve nadir kelime ve deyimler önemliydi. Çünkü bunlar, entelektüellik ve uzmanlığın göstergeleriydi. Bugün nasıl değişti işler? Şu anda büyük bir minimalizm evresindeyiz. Resmi cümleler artık daha öz. Cümleler ve soru formları daha direkt. 12 yıl önce öğrettiğim dil formları, Jane Austin’in romanlarındakiler gibiydi. Peki, ne oldu da üslup değişti? Çünkü her gün 100’den fazla e-posta alıyoruz. Artık tamamen organize olmamız ve temiz, net ve ekonomik metinler yazmamız gerekiyor."

Kaynak: Bu yazı, Kolay İletişim tarafından, KobiFinans için, Gaye Güzalay’ın yazısından derlenmiştir.

www.yenibiris.com